A l’instar des clôtures comptables, l’élaboration budgétaire est un exercice souvent perçu comme fastidieux et long. Pourtant, ce processus n’en est pas moins essentiel dans le pilotage d’une entreprise. En effet, il retranscrit sur papier, de manière chiffrée, les ambitions stratégiques définies par la Direction. Ces dernières permettent notamment d’établir des objectifs aux opérationnels, de prioriser les investissements mais également de lisser et d’anticiper les dépenses.
L’élaboration budgétaire est un exercice récurent. Selon la taille de la société, ceci peut intervenir annuellement, trimestriellement voire même mensuellement.
De nombreux acteurs sont concernés :
- La Direction, avec notamment la définition des orientations stratégiques, de l’enveloppe budgétaire ;
- Les Directeurs/Responsables Opérationnels, qui devront mettre en œuvre la stratégie définie avec les moyens (humains et financiers) mis à leur disposition,
- Le Contrôle de Gestion, intermédiaire entre la Direction et les Opérationnels ayant notamment à charge d’accompagner ces derniers dans l’ajustement de leur budget, de le consolider.
Nous pouvons donc considérer que l’élaboration budgétaire est un exercice transverse qui doit être mené collectivement.
Une entreprise peut être assimilée à un bateau. Ce dernier avance à travers flots et tempêtes car les membres de l’équipage rament dans le même sens et au rythme du chef de nage. Ainsi, il est essentiel que chaque acteur se sente impliqué et adhère au courant défini par la direction.
L’élaboration budgétaire doit être réalisée avec l’aide d’un support collaboratif, accessible et simple d’utilisation. Dans de nombreuses entreprises, ce support ce résume à Excel.
Enfin, comme indiqué au début, ce processus peut et doit servir pour suivre les performances de l’entreprise au cours de l’année. A travers de points trimestriels ou mensuels, un état des lieux sera établi et permettra d’ajuster les directives au besoin.
Par sa récurrence et la multitude d’acteurs, il est essentiel que l’élaboration budgétaire soit cadrée par un processus. L’objectif étant de limiter les effets de bords coûteux en temps et en argent.
Comment optimiser ce processus d’élaboration budgétaire dans l’intérêt collectif ?
Ces dernières années, les éditeurs de solutions informatiques ont orienté leur stratégie vers des outils davantage accessibles par le plus grand nombre. L’intérêt est de faciliter l’analyse des données tout en réduisant le temps de consolidation/retraitement de ces dernières. De plus, ces solutions permettent de les automatiser, limitant ainsi le risque d’erreurs.
Parmi ces éditeurs, notre partenaire Jedox a développé une solution à destination des dirigeants d’entreprises, des responsables d’unités opérationnelles ou encore des contrôleurs de gestion. Cette solution est appelée EPM (Enterprise Management Performance), elle permet d’analyser, planifier et même simuler les données financières.
Pourquoi opter pour une solution comme Jedox ?
Cet outil décisionnel est directement accessible via le web, une application mobile ou même depuis Excel.
Il agit comme unique point d’entrée, que ce soit pour la saisie du budget, l’analyse ou encore la simulation. Son interface est inspirée d’Excel – ce qui permet de rester dans un environnement connu et de l’adopter plus facilement.
Cette solution est ouverte vers l’extérieur puisque des données externes provenant d’ERP peuvent y être intégrées. Ceci permet donc de comparer les données de l’exercice courant avec le budget établi l’an passé.
Il est également possible de connecter Jedox à des outils de Data Visualization comme Qlik Sense ou Power BI afin de faciliter davantage le pilotage.
Des workflows peuvent être mis en place pour faciliter et suivre l’avancement de la saisie des budgets et y ajouter des commentaires pour argumenter ses choix. Cela a pour avantage de tracer les échanges (souvent sous forme d’aller-retours) et d’intégrer un aspect collaboratif dans la construction du budget.
Pour conclure, la mise en place de l’élaboration budgétaire avec Jedox offre 3 avantages : automatiser son processus, libérer du temps pour l’analyse et faciliter sa prise de décision.
