Le schéma directeur informatique est un document indispensable pour planifier les projets structurants de la direction des systèmes d’information, et les bailleurs sociaux ne font pas exception. Toutefois, il faut tenir compte des spécificités de l’habitat social pour concevoir une feuille de route pertinente, alignée avec les objectifs des acteurs du secteur.
Qu’est-ce qu’un schéma directeur ?
Un schéma directeur informatique peut être défini comme une feuille de route qui décrit la ligne de conduite et la stratégie de la DSI. Plus précisément, il s’agit d’un portefeuille de projets liés aux axes stratégiques de l’entreprise, qui sont déployés sur 3 ou 5 ans afin d’obtenir une visibilité sur le long terme, tout au long de sa transformation numérique.
« Chaque projet a un coût et il est important de savoir quel sera son retour sur investissement, explique Malek MECHTER, directeur conseil chez A5Sys. De plus, un projet informatique ou digital sera probablement très différent dans quelques années par rapport à aujourd’hui, notamment parce que de nouvelles technologies apparaissent constamment. »
Les enjeux du schéma directeur pour les bailleurs sociaux
La plupart des projets d’entreprise ont pour objectif de dégager des marges financières. Pour y parvenir, les organisations cherchent habituellement à augmenter leurs recettes ou à diminuer leurs dépenses.
Dans le secteur de l’habitat social, cela revient à construire plus de logements, à augmenter les loyers ou encore à diminuer les dépenses liées à l’entretien des bâtiments. Toutefois, la marge de manœuvre est très faible…
Il existe heureusement une autre solution : réduire la vacance locative et limiter les loyers impayés, auxquels les bailleurs sociaux sont particulièrement exposés, car ils s’adressent souvent à des populations fragiles.
Les spécificités du secteur de l’habitat social
« Contrairement à ce que l’on pourrait croire, le logement social vit des loyers, et pas de l’impôt, ajoute Malek MECHTER. Les bailleurs sont donc confrontés à une contradiction permanente. Ils doivent loger les personnes les plus défavorisées (les loyers sont faibles car ils sont subventionnés par l’État ou les collectivités territoriales), mais ils doivent aussi loger des personnes capables de payer leur loyer. »
L’enjeu de cette gestion est important, car les marges dégagées permettent d’entretenir et de réhabiliter le patrimoine, mais aussi de monter des opérations de construction neuve.
Une autre spécificité du secteur du logement social est qu’il est soumis à de nombreuses contraintes réglementaires, qui ont un impact direct sur le schéma directeur informatique. Par exemple, la convention d’utilité sociale (CUS) oblige chaque organisme à loger les personnes les plus défavorisées selon des objectifs quantifiés. Or, il faut des outils informatiques pour piloter et mesurer ces actions.
Le schéma directeur au service des bailleurs sociaux
Parmi les projets les plus fréquents chez les bailleurs sociaux, on retrouve la mise en place d’un système de tableaux de bord indiquant où se trouve l’impayé, dans quel secteur géographique, dans quel type de population… L’organisme peut ainsi suivre l’évolution de l’impayé de mois en mois, mais aussi mesurer les résultats des actions mises en place pour le réduire.
« Pour diminuer les loyers impayés, on peut par exemple moderniser les modes d’encaissement des loyers : paiement en ligne, TIP, QR code… Dans tous les cas, il est important que ces actions soient inscrites dans un schéma directeur bien visible, avec les échéances de leur déploiement », précise Malek MECHTER.
Le même principe peut être appliqué à la vacance locative, avec des tableaux de bord permettant d’identifier les logements vacants de longue durée, mais aussi les causes de la vacance.
Dans tous les cas, le schéma directeur est un document essentiel pour harmoniser les objectifs du SI avec les objectifs commerciaux du bailleur. Comme l’explique Malek MECHTER : « Généralement, dans l’habitat social, les DSI sont submergés par les projets, dont certains ne sont même pas connus de la direction générale. Avec un schéma directeur, tout est clair et tout le monde travaille avec les mêmes objectifs. »
Les étapes clés de la conception d’un schéma directeur informatique
Pour formaliser un schéma directeur, on utilise une méthodologie en deux volets.
- Identification et formalisation des projets
- Calcul du coût sur 3 ou 5 ans de chaque projet (y compris les coûts internes)
- Formalisation et estimation du ROI
On obtient alors une grille d’analyse financière de l’ensemble des projets, que l’on peut classer du moins coûteux au plus coûteux.
- Compréhension de la stratégie de l’entreprise
- Formalisation des axes stratégiques si besoin
- Détermination du niveau d’impact de chaque projet sur un ou plusieurs axes
On obtient une grille d’analyse qualitative de l’ensemble des projets, qui peuvent être classés du plus pertinent au moins pertinent.
Les projets peu coûteux et très pertinents sont à déployer en premier ; à l’inverse, les projets chers et peu pertinents ne sont pas prioritaires. Les autres doivent être approfondis avant d’arbitrer sur leur niveau de priorité.
Exemple dans le secteur du logement social
1) Identification et formalisation du projet
Mise en place d’un système de tableaux de bord pour mesurer et cibler les impayés de loyers.
2) Calcul du coût
120 000 € sur 5 ans.
3) Formalisation et estimation du ROI
Dans le cas d’un bailleur qui facture 42 000 000 € de loyers par an, 0,5 % d’impayé représente 210 000 €.
Imaginons maintenant que 60 % des locataires sont encore présents et que 40 % sont partis : on ne prendra en compte que les locataires présents, car pour les autres il sera difficile de récupérer les impayés.
On obtient 210 000 x 60 % = 126 000 €.
Si l’on parvient à diminuer l’impayé d’un demi-point, le projet peut être amorti en seulement un an.
A5Sys accompagne les acteurs de l’habitat social
Dès la phase de conception du schéma directeur informatique, l’équipe A5Sys est aux côtés des bailleurs sociaux pour les aider à déterminer le retour sur investissement de chaque projet.
Pour Malek MECHTER, « c’est plus qu’une mission de conseil : nous challengeons nos clients et nous les aidons à faire émerger des besoins métier dont ils n’étaient peut-être pas conscients. Au fil des ans, A5Sys a eu l’opportunité de travailler avec de nombreux bailleurs sociaux. Grâce à cette expérience, nous savons quelles sont les solutions qui fonctionnent le mieux pour répondre à chaque problématique. »
A5Sys possède également une business unit Data, dont l’expertise est axée sur la manipulation de la donnée, notamment à travers des tableaux de bord.
« Une fois que le bailleur social a déployé ses tableaux de bord et constate le manque à gagner lié aux impayés, nous sommes encore présents pour l’aider à mettre en place les processus et les actions adaptées pour améliorer ses indicateurs. »
En amont du schéma directeur, mais aussi en aval, A5Sys propose aux bailleurs sociaux un accompagnement complet pour les aider à atteindre tous leurs objectifs.
Appuyez-vous sur un expert pour concevoir votre schéma directeur informatique.
