Un outil collaboratif pour faire face à l’expansion d’une activité
Notre client fait face à une activité grandissante soudaine, notamment avec l’ouverture de marchés à l’international et se retrouve face à des difficultés de gestion.
Chiffres clés : 39 millions d’euros de CA (Export : 90% du CA) en 2013 avec un effectif de 120 personnes.
La valeur ajoutée de la solution collaborative SharePoint
L’ESN nantaise A5Sys s’est chargée de l’intégration de la solution collaborative Sharepoint server 2013.
Sharepoint a permis à notre client de :
- D’améliorer considérablement la communication entre commerciaux et clients. Sharepoint est utilisé comme un véritable CRM.
- D’augmenter la productivité des différentes équipes
- Tous les employés restent à jour sur le statut d’un projet, et peuvent partager, contrôler et réutiliser l’information afin de maximiser les décisions de l’entreprise
- D’organiser des documents permettant aux employés de rapidement trouver l’information
Les enjeux de la solution collaborative SharePoint
Grâce à Sharepoint l’entreprise souhaite ainsi fluidifier le flux et la gestion des documents au sein d’un référentiel unique. Pour cela la direction souhaite mettre en place plusieurs nouveaux outils à disposition des salariés de la société afin de faciliter de nombreuses tâches quotidiennes en industrialisant plusieurs processus.
L’intégration SharePoint par A5Sys
A5sys, ESN à Nantes a intégré la plateforme Microsoft Office SharePoint Server 2013 en activant les fonctionnalités suivantes:
- Référentiel SMQ : La mise à disposition des procédures sous forme de Wiki pour chaque processus qualité. Ces Wikis sont des partages réseaux dans lesquels on retrouve l’ensemble des documents relatifs aux procédures qualités et aux procédures techniques, pouvant être consultés par tout le monde et ensuite validés.
- L’automatisation de la gestion des projets « R&D Produits » en générant un fichier Excel en y ajoutant un système de validation et d’envoi de mail à l’issue de certaines tâches.
- L’informatisation de la gestion des « prises de contacts » des commerciaux utilisables sur tablettes et smartphones.
- L’automatisation de la gestion des projets clients : Chaque demande des clients peut être affectée à un ou plusieurs utilisateurs et être répliquée dans son agenda Outlook. Des flux de travail permettent désormais l’envoi automatique de mail à l’approche ou à la réalisation de certaines échéances. Une « webPart » SharePoint prend en charge un affichage « Gantt » du projet.
- La gestion des offres clients : il est proposé aux commerciaux, un formulaire de saisie informatique permettant de générer des offres avec le même formalisme peu importe le client. Une fois l’offre validée, un flux de travail envoi l’offre au client et archive la version de l’offre qui a été envoyée. Quand l’offre est validée par le client, cela lance la gestion de projet Client
