Développement d’une application web évolutive optimisant la centralisation de données leurs suivis, l’exploitation et le publipostage automatique.
Le contexte
Face à une croissance constante de son nombre de sociétaires, atteignant le seuil critique de 200 franchises en France en 2016, notre client rencontrait des problématiques dans la centralisation des données, leurs fiabilités et leurs historisations. La coopérative, établissait différents engagements, évoluant à des fréquences de contrôle variables, et devant être respectés par toutes les franchises afin de garantir une image de marque unie. Ces engagements couvraient essentiellement une double dimension : l’assortiment produits vendus et l’environnement de travail des salariés.
Réaliser un suivi des franchises à travers des tableaux Excel peut être envisageable pour un nombre limité de sociétaires et magasins, mais très fastidieux voire impossible pour un nombre important de ceux-ci. De plus, l’audit de son réseau de franchises était réalisé par un prestataire extérieur, le Bureau VERITAS, ce qui apportait plus de complexité de la gestion et suivi.
L’appel d’offre « réaliser une application de publipostage » gagné, notre équipe a débuté le projet, mais s’est vite heurtée à des discours dissonants de nos interlocuteurs. Notre chef de projet a donc décidé de remettre à plat le projet, les problématiques et les enjeux de notre client. Il a par la suite présenté une stratégie pour répondre au mieux aux enjeux stratégiques de la coopérative.
Le plus pertinent était de créer un nouvel outil de suivi centralisant toutes les données pouvant :
- Gérer le suivi des engagements des sociétaires ;
- Définir des critères modulables reposant sur la pertinence des méthodes de contrôle ;
- Être à destination de différents acteurs (Secrétariat Général, Elus EES,…) ;
- Limiter la multiplicité des fichiers et les sources d’erreurs ;
- Faciliter les délibérations des commissions EES ;
- Faciliter la rédaction des courriers vers les sociétaires ;
- Avoir une base de données nationale du respect des engagements des sociétaires.
À la suite de cette présentation et l’acceptation de l’approche par notre client, l’équipe a mené à bien ce projet de création d’application web sur-mesure jusqu’à la maintenance qu’elle continue d’assurer.
« Nous pensions qu’A5sys allait abandonner le projet, vu nos problématiques, mais ils sont allés plus loin. Ils ont compris nos besoins et nos enjeux métiers ».
Dirigeant de la Coopérative
La solution proposée
L’application web intelligente permet un suivi complet du réseau des sociétaires tout en automatisant le processus de publipostage à destination de ceux-ci. Celle-ci est :
Sécurisée
L’application de « suivi des engagements », est une application web utilisable par un grand nombre de profils. Chaque profil a des droits spécifiques de visualisation et/ou de modification des données.
Évolutive
La solution informatique permet l’ajout de thème et de respect d’engagement de manière simple pour les utilisateurs. Ainsi, la solution d’A5sys est évolutive en permettant l’adjonction de nouveaux engagements. Par exemple, le règlement intérieur (présentéisme).
Interfaçable
Afin de permettre l’intégration des audits effectués par le bureau VERITAS lors des contrôles, les acteurs autorisés ont la capacité de sa modification et de son enrichissement. Les données élémentaires des sociétaires et des magasins sont issues d’un ERP (GENERIX).
Historisée
Enfin, Historisée, dans le but de conserver un historique des engagements des sociétaires, permettant d’analyser leur comportement dans le temps.
« Au-delà de réaliser une solution applicative en adéquation avec les attentes de notre client, nous avons surtout assimilé son métier et continuons à l’accompagner dans l’optimisation de ses process de gestion quotidien. »
Chef de projet chez A5sys
Notre approche
Notre approche en tant qu’ESN nantaise est de comprendre au mieux nos clients et d’apporter les meilleures réponses techniques, fonctionnelles et financières, possibles.
Technique
Nous considérons que nos clients doivent être autonomes sur les solutions que nous leur développons. Le pôle informatique doit pouvoir moduler l’application web simplement.
Fonctionnelle
Ici, nous avons construit un socle intelligent qui leur a permis ensuite de générer les documents Words automatiquement, afin de leur faire gagner du temps.
Financière
Nous avons tenu compte du budget de notre client. Nous avons donc travaillé conjointement et de façon intelligente, en intégrant les ressources humaines au cœur du projet.
Pour résumer
Nous avons créé une application web sur-mesure répondant à leurs problématiques de centralisation, d’historisation des données et d’automatisation du processus de publipostage. Cette solution a vu le jour grâce à quatre professionnels A5sys ; un Chef de Projet, un Lead Développeur et deux Développeurs Web. Nous avons accompagné notre client du lancement du projet jusqu’à son exploitation en conditions réelles.
La solution a été déployée en production en 2016, et continue toujours d’être maintenue, dans le cadre d’un maintien en condition opérationnelle et d’une tierce maintenance applicative. Tandis que l’équipe métier de notre client et à l’origine du projet a changé, la nouvelle équipe en place a pu appréhender la solution avec sérénité, et ce grâce à la dimension évolutive et efficiente de l’outil réalisé sur-mesure par A5sys. En définitive, la transition a été fluide et agile.
Quand vous n’arrivez pas à prendre de la hauteur sur des problématiques bloquant vos facteurs clés de succès liés à votre système informatique, chez A5sys, nous apportons une vue d’ensemble, décelons et délivrons notre expertise Apps & Data afin de vous conseiller de la façon la plus juste.
Plus qu’un prestataire, nous sommes et avons été un réel partenaire de confiance.
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